Dette bør du sjekke før du booker konferanse nær Oslo lufthavn

Når du skal arrangere en konferanse nær Oslo lufthavn, er det lett å fokusere kun på antall deltakere og dato. Men de virkelige suksessfaktorene ligger i detaljene. Best Western Plus Oslo Airport hjelper deg med å arrangere en knirkefri konferanse like ved Gardermoen, med personlig service og moderne fasiliteter.

I denne artikkelen går vi gjennom de syv viktigste punktene du bør sjekke før du signerer kontrakten. Enten du planlegger et heldagsmøte, kick-off eller større arrangement, vil denne sjekklisten hjelpe deg å velge riktig sted.

Hvordan vi valgte de viktigste sjekkpunktene for konferanser

Vi har samlet erfaringer fra konferansearrangører og hoteller i Gardermoen-området for å identifisere hva som skiller vellykkede arrangementer fra de som møter uventede utfordringer.

Her er det du må tenke på når du skal velge sted for en konferanse:

• Kapasitet og romfleksibilitet: Hvor mange skal delta og hvilken type samlinger skal dere ha? Du trenger rom som kan tilpasses antall deltakere og aktivitetstype, enten det er en mindre workshop eller større plenumsmøter.
• Hybridteknologi: Hvis det skal være mulig å være med over nett må møterommene ha mulighet for strømming og videokonferanse. For at alle skal ha en god opplevelse trengs det godt utstyr for både lyd og bilde.
• Transport og shuttle: Det må være enkelt for tilreisende fra hele landet å komme seg til konferanselokalene, enten de kommer med tog, buss eller fly.
• Parkering og elbillading: Ofte ankommer mange med bil, og god plass på parkeringen og tilgang til ladestasjoner for elbil er blitt et must.
• Servering og allergitilpasning: God mat holder energinivået oppe og kan ofte være en av de store høydepunktene for konferansegjestene. Kjøkkenet må kunne tilby smakfull og næringsrik mat for gjester både med og uten spesielle kostholdsbehov.
• Overnatting på stedet: Når hotellet og konferanselokalene er på samme sted, slipper du logistikkproblemer og sparer tid. Rommene må være tilrettelagt for å gi gjestene en avslappende nattesøvn, slik at de er opplagt til neste konferansedag.
• Bærekraft og miljøsertifisering: For mange bedrifter er det viktig å velge miljøsertifiserte lokaler for å styrke sin egen bærekraftsprofil.

Best Western Plus Oslo Airport: Fremragende konferansehotell for grupper fra 2 til 220

Best Western Plus Oslo Airport ligger bare sju minutter med shuttlebuss fra Oslo lufthavn Gardermoen. Hotellet har ni møtelokaler med naturlig belysning, og alle er plassert på ett plan. Dette gjør det enkelt å bevege seg mellom rom og pauseområder.

Best Western Plus Oslo Airport tilbyr moderne hybridteknologi som gjør det mulig å inkludere deltakere som ikke kan være fysisk til stede. Det dedikerte konferanseteamet gir deg personlig service og kjenner behovene dine.

Restaurantens matkonsept er bygget rundt ekte matglede. Her serveres delikate retter basert på sesongens råvarer, og kjøkkensjefen tilpasser menyene etter allergier og individuelle preferanser.

Med 201 nyoppussede hotellrom kan alle deltakerne bo komfortabelt på samme sted. I tillegg tilbyr vi et moderne treningsrom for dem som ønsker å koble av med en treningsøkt før eller etter lange møtedager.

Fasiliteter på Best Western Plus Oslo Airport

• 9 møtelokaler på ett plan: Enkel logistikk når alle rom har naturlig belysning og ligger i samme område.
• Hybridmøte-teknologi: Moderne videokonferanseutstyr i de fleste rom sikrer en sømløs og god opplevelse også for deltakere som deltar digitalt.
• Shuttlebuss hver 30. minutt: Bussen tar deg til eller fra flyplassen på under sju minutter, noe som eliminerer transportstress
• 200 parkeringsplasser med 12 elbilladere: Gjester som kjører kan parkere, og elbiler kan lade mens sjåføren er i møte
• Restaurant med tilpassede menyer: Kjøkkenet håndterer allergier og kostholdspreferanser med skreddersydde løsninger
• Barception døgnåpen: Tilgang til drikke og snacks hele døgnet, inkludert enkle varme retter som toast og baguetter – også ved tidlige morgenmøter.

Hva koster det å leie møterom nær Gardermoen?

Prisene for møterom ved Oslo lufthavn varierer basert på romstørrelse, tidsramme og hva som er inkludert i pakken. Dagpakker inkluderer vanligvis romleie, lunsj og pauseservering med kaffe og te.

For å få nøyaktige priser anbefaler vi å sende en forespørsel direkte til hotellet. De fleste konferansehoteller tilbyr skreddersydde pakker basert på dine behov.

Hvordan velger jeg riktig romoppsett for min konferanse?

Valg av romoppsett avhenger av aktivitetstypen du planlegger. Et foredrag fungerer godt med kinooppsett, mens workshops krever gruppebordsoppsett.

For styremøter og mindre grupper fungerer U-bord eller styrebord godt. Dette gir alle deltakerne øyekontakt og god mulighet for diskusjoner.

Ved heldagskonferanser med flere økter bør du sjekke om lokalet kan endres mellom øktene. Best Western Plus Oslo Airport har rom som kan tilpasses ulike oppsett i løpet av dagen etter behov.

Hvorfor Best Western Plus Oslo Airport er førstevalget for konferanser nær flyplassen

Best Western Plus Oslo Airport kombinerer personlig service med moderne fasiliteter på en måte som gjør konferanseplanlegging enklere. Når alle møterom ligger på ett plan, slipper deltakerne å orientere seg i et stort og uoversiktlig bygg.

Den dedikerte konferanseavdelingen vår følger opp arrangementet fra første henvendelse til siste gjest har sjekket ut. Best Western Plus Oslo Airport sørger for at teknisk utstyr fungerer, maten er tilpasset gjestenes behov, og shuttlebussen er klar når deltakerne ankommer flyplassen.

Miljøfyrtårn-sertifiseringen, solcellepanelene på taket og bergvarmeanlegget gjør at du kan velge et bærekraftig konferansehotell uten å gå på kompromiss med kvalitet.

Ofte stilte spørsmål om konferanselokaler nær Oslo lufthavn

Hvor lang tid tar det å komme fra Oslo lufthavn til konferansehotellene?

Reisetiden varierer fra gangavstand til ti minutter med shuttlebuss. Best Western Plus Oslo Airport har shuttlebuss som tar omtrent 7 minutter fra terminalen, og bussen går hver halvtime gjennom hele dagen.

Kan jeg arrangere hybridmøte med deltakere som ikke er fysisk til stede?

Ja, flere konferansehotell tilbyr hybridteknologi. Best Western Plus Oslo Airport har videokonferanseutstyr, noe som gjør det enkelt å inkludere deltakere og fredragsholdere med god lyd- og bildekvalitet.

Finnes det parkeringsplasser med ladestasjon for elbil?

De fleste konferansehotellene har ladestasjoner for elbil. Best Western Plus Oslo Airport har 200 parkeringsplasser, hvorav 12 har ladestasjon for elbil. Du kan lade bilen mens du er i møte.

Hva bør jeg spørre om når jeg bestiller konferanselokale?

Spør om hva som er inkludert i dagpakken, shuttlebussens rutetider, teknisk utstyr i rommet, mulighet for allergitilpasning på maten, og om det er fleksibilitet dersom programmet går over avtalt tid.

Hvor tidlig bør jeg booke konferanselokale nær Gardermoen?

For større arrangementer anbefaler vi å ta kontakt minst to til tre måneder i forveien. Best Western Plus Oslo Airport og andre populære konferansehotell har ofte høy belegg, særlig på hverdager.